POLÍTICA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

  1. Aspectos Generales
  2. Definiciones
  3. Alcance de la política del tratamiento de la información o datos personales
  4. Derechos de los titulares
  5. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales
  6. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización
  7. Tratamiento de Datos Personales
  8. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes
  9. Tratamiento de Datos Sensibles
  10. Finalidades del Tratamiento
  11. Vigencia
  12. Modificación

 

 

1. ASPECTOS GENERALES

EQUIPOS BANCARIOS SEGURIT S.A.S., con NIT.: 830.071.528-1, domiciliada en Bogotá D.C., con dirección física en la Transversal 32 c No 19C- 55, dirección electrónica proy[email protected] y teléfono (571) 4329731, (de ahora en adelante “SEGURIT SAS”) pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por SEGURIT SAS esta política de tratamiento de la información (la “Política”), dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 y a cualquier norma que los sustituya o modifique. El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por SEGURIT SAS para hacerlos efectivos.

 

Por lo anterior, los datos personales que SEGURIT SAS pueda llegar a recibir, recolectar o acceder, incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto, o cualquier otro que pueda entregarse en virtud de contratos o acuerdos que SEGURIT SAS celebren con terceros. El principal propósito de esta Política es que cualquier persona cuyos datos personales, hayan sido entregados en virtud de cualquier tipo de relación o motivo, conozca el tratamiento al que será sometido sus datos personales, cuando haya sido autorizada de manera previa, libre, informada y expresa el tratamiento de los mismos, o en virtud de estipulación contractual o legal. En el mismo sentido, en esta Política se da a conocer cuáles son los derechos que le asisten a las personas cuyos datos personales reposan en las bases de datos de SEGURIT SAS, cómo se pueden hacer efectivos y a quién debe acudir cuando tenga alguna consulta, inquietud, queja, reclamo o solicitud en relación con los mismos.

 

 

2. DEFINICIONES

 Cualquier diferencia que exista entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley, se preferirán aquellos señalados en la Ley.

 

a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

b) Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

c) Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

d) Dato Personal: Es cualquier información, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

e) Dato Público: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y, en consecuencia, es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.

f) Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, aquellos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

g) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

h) Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

i) Titular: Es la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, como consecuencia de la relación que tiene el Titular y SEGURIT SAS.

j) Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia envía la información de los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

k) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

l) Tratamiento: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales.

 

 

3. ALCANCE DE LA POLÍTICA Y UTILIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

La presente Política aplica para todos los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por SEGURIT SAS.

 

 

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

 

a) Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a SEGURIT SAS o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Derecho de información: Presentar solicitudes ante SEGURIT SAS o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.

c) Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos SEGURIT SAS.

d) Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

e) Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.

 

SEGURIT SAS podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

 

 

5. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON DATOS PERSONALES

SEGURIT SAS ha designado la gestión de Servicio al Cliente como área a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona designada de Servicio al Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.

 

Los datos de contacto del Servicio al Cliente son:

Dirección física: Transversal 32C No 19C -55 en Bogotá D.C.

Teléfono: 4329731.

Dirección electrónica: [email protected]

 

Algunas de las funciones particulares de estas áreas en relación con datos personales son:

 

  1. Recibir las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, por ejemplo, pero sin limitarse a: solicitudes de actualización de sus datos personales; solicitudes de conocimiento de sus datos personales; solicitudes de supresión de datos personales, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581; solicitudes de información sobre el tratamiento y finalidad dada a sus datos personales, y solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
  2. Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

 

 

6. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR ELDATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

 

6.1 CONSULTAS

SEGURIT SAS dispone de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen consultas respecto de cuáles son los datos personales del Titular que reposan en las bases de datos de SEGURIT SAS.

Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará la identidad del Titular del Dato Personal o su representante. Para ello, exigirá la cédula de ciudadanía, certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso, los cuales se deberán presentar en original.

El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando este último tuviere derecho a ello por ser el Titular del dato personal, su causahabiente, su representante y/o apoderado.

Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida. Esta respuesta será obligatoria aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional.

En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

6.2 RECLAMOS

SEGURIT SAS dispondrá de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por SEGURIT SAS que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley por parte de cualquiera de SEGURIT SAS.

 

Cualquier solicitud:

  1. Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
  2. Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
  3. Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
  4. Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
  5. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, SEGURIT SAS requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 Los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento.

 

 

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y/O ADOLESCENTES

 SEGURIT SAS tratará los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales. En estos casos, los padres o tutores legales pueden cambiar o revocar la Autorización.

 

 

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

 Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

 

 

10. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

SEGURIT SAS realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

 

  1. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de SEGURIT SAS, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de SEGURIT SAS prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
  2. El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
  3. Efectuar el cobro pre jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentran en mora con

SEGURIT SAS, de manera directa o por medio de un tercero.

  1. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de SEGURIT SAS.
  2. Procesos al interior de SEGURIT SAS, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
  3. La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnés, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
  4. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
  5. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de SEGURIT SAS.
  6. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de SEGURIT SAS.
  7. Cumplir con los procesos internos de SEGURIT SAS en materia de administración de proveedores y contratistas.

 

 

11. VIGENCIA

Esta Política empezará a regir a partir del veintiséis (26) de julio de dos mil trece (2013). Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de la SEGURIT SAS, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para los fines mencionados en esta Política, y para los cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del Tratamiento.

 

 

 12. MODIFICACIONES

Esta Política podrá ser modificada por SEGURIT SAS. cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.